ช่วงนี้กระแส Work From Home มาแรง เพราะสถานการณ์โรคโควิด-19 ทำให้ต้องเปลี่ยนแปลงทั้งชีวิตส่วนตัวและรูปแบบการทำงาน และสิ่งที่อาจต้องเจอเมื่อต้องทำงานที่บ้านก็คือ Conference Call (การประชุมทางโทรศัพท์) หรือมักเรียกกันสั้นๆ ว่า Con Call นั่นเอง เป็นการประชุมผ่านทางโทรศัพท์ รวมไปถึง Online Platform สำหรับการประชุมต่างๆ เราจะสามารถเข้าร่วมประชุมในรูปแบบนี้ได้อย่างราบรื่นทำเตรียมตัวยังไงกันมา มาดูกันเลย

1.เตรียม Agenda ก่อนการประชุม 
การเตรียม Agenda หรือ วาระการประชุม นั้นสำคัญมาก เพราะจะทำให้เรารู้ว่าใครควรมาร่วมประชุม และแต่ละคนต้องเตรียมเรื่องอะไรมาพูดบ้าง รวมถึงข้อสงสัยที่ต้องการซักถามในที่ประชุม เหมือนเป็นการเตรียมหัวข้อคร่าวๆ ที่ทุกคนจะต้องเตรียมมาเพื่อนำมาประชุมกัน

2.Online ก่อนถึงเวลาจริง 10-15 นาที 
แม้ว่าจะ work from home แต่คุณต้องทำให้เหมือนเวลานัดประชุมกันจริง ที่ต้องไปถึงก่อนเวลาเพื่อเตรียม Stand By ตรวจสอบด้วยว่า Internet มีปัญหาไหม ไมโครโฟนทำงานหรือเปล่า เช็คสภาพกล้อง รวมถึงไฟล์ที่ส่งไปเปิดได้ทุกไฟล์ใช่ไหม เป็นต้น

3.พยายามลดสิ่งก่อกวนทั้งภาพและเสียง                                                                               
เมื่อต้องประชุมแบบเปิดกล้อง ควรหาสถานที่ที่ไม่มีสิ่งรบกวนทั้งเสียงและภาพ เช่น ภาพด้านหลังต้องไม่กวนสายตา หรือมีคนเดินไปเดินมา เพราะอาจจะทำให้คนร่วมประชุมเสียสมาธิ และไม่ควรมีเสียงรบกวนอื่นใดเข้าแทรกระหว่างประชุม การกดปุ่ม mute หรือการปิดเสียงรบกวนจึงเป็นสิ่งสำคัญ และควรใช้ทุกครั้งที่คุณเป็นฝ่ายฟัง เพื่อ mute เสียงของฝั่งตัวเอง ลดเสียงรบกวนระหว่างที่มีการสนทนาในที่ประชุม

4.พูดให้ชัดเจน อย่าออกนอกประเด็น                                                                                                              
การพูดคุยกันระหว่าง Con Call สำคัญมาก เพราะจะลดอวัจนภาษา หรือภาษาท่าทางของเราลงไป ดังนั้น น้ำเสียงและการพูดต้องให้ชัดเจน รู้ว่าตัวเองกำลังพูดอะไร พูดให้ตรงประเด็น จะทำให้ทั้งคุณและผู้ร่วมประชุมมีสมาธิจดจ่อกับสิ่งที่ได้ยินและตั้งใจฟังมากขึ้น การประชุมในออฟฟิศอาจมีออกนอกประเด็นได้บ้าง แต่การประชุม Con Call ไม่ควรเป็นเช่นนั้น ต้องเน้นกระชับ ตรงประเด็น พยายามไม่นอกเรื่องและ Focus ที่ Agenda ของ Conference Call ครั้งนี้
การ Conference Call นั้น ค่อนข้างแตกต่างกับการประชุมปกติธรรมดาจากเดิมไม่มากนัก และที่เรานำมาพูดก็เป็นเพียงส่วนหนึ่ง แต่ก็ยังมีอีกหลายเรื่องให้ต้องปรับตัวกัน ซึ่งการประชุมไม่ว่าจะอยู่นอกสถานที่ หรือในสถานที่เดียวกัน สิ่งแวดล้อมในการประชุมมีความสำคัญพอๆ กับประเด็นที่พูดคุย เหมือนกับที่ Learn Hub Co–Learning space อำนวยความสะดวกด้วยสถานที่ทำงานใหม่ๆ ไม่จำเจ ด้วยพื้นที่หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะนั่งทำงาน อ่านหนังสือ และมีสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน ทั้ง Flip Chart, Free Wi–Fi, Multi PC Projector หรือแม้กระทั่ง Copy & Print ที่นี่ก็มี! รวมถึงบริการห้องประชุมแบบส่วนตัวรองรับได้สูงสุด 13 คน ทำเลดี เดินทางสะดวก ติดรถไฟฟ้าสยามอีกด้วย

ธุรกิจทั้งหมดของ Learn Corporation คลิกที่นี่

อ่านบทความสาระน่ารู้อื่นๆ คลิกที่นี่

ติดตาม LEARN Corporation ได้ที่